A Lei que trata da folha de pagamento é o Decreto 3048/1999, conhecido como Regulamento da Previdência Social, especificamente no artigo 225. Segundo o texto, a empresa é obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.
Já o artigo 464 da CLT indica que o pagamento da remuneração deve ser feito ao funcionário mediante recibo assinado pelo empregado. No entanto, hoje em dia, como a maioria dos pagamentos é feita via internet, o comprovante de depósito bancário em uma conta com o nome do funcionário equipara-se ao recibo assinado.
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